DỊCH VỤ CHO THUÊ KHO CHỨNG TỪ AN TOÀN, BẢO MẬT TUYỆT ĐỐI

Chứng từ, tài liệu, sổ sách, giấy tờ hành chính … là những tài liệu quan trọng của bất kì doanh nghiệp nào và việc bảo quản chúng không hề dễ dàng, bạn phải gặp khó khăn với việc lưu trữ do số lượng chứng từ sẽ ngày càng tăng theo thời gian cũng như bạn phải tìm cách phân loại, bảo quản trong môi trường an toàn bởi chất liệu giấy cũng sẽ giảm dần theo thời gian. Nhằm giải quyết vấn đề trên thì kho lưu trữ chứng từ ra đời, đê tìm hiểu kĩ hơn về dịch vụ kho bãi này, các bạn hãy cùng LTS Logistics tìm hiểu nhé …!

Kho lưu trữ chứng từ

Tương tự như các loại hình kho bãi khác, kho lưu trữ chứng từ giúp các doanh nghiệp có thể bảo tồn các loại giấy tờ quan trọng một cách hiệu quả, bên cạnh diện tích kho lớn cùng các khu vực riêng biệt cho từng khách hàng thì kho lưu trữ chứng từ còn có các dịch vụ chuyên biệt đi kèm như luôn giữ kho thông thoáng, diệt kiến mối, tránh ảnh hưởng của các điều kiện thời tiết bất lợi như nắng nóng, mưa giông. 

Đối tượng sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ chứng từ

- Đầu tiên là các công ty vừa và bé có diện tích văn phòng bé không đủ khả năng bảo lưu quá nhiều sổ sách bởi diện tích nhỏ khiến việc bảo quản giấy tờ rất khó khăn.

- Các tập đoàn, doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, đặc thù của chứng từ là sẽ tăng dần theo thời gian do đó doanh nghiệp càng lâu năm thì lượng chứng từ, sổ sách càng nhiều và do chất liệu chứng từ là giấy nên rất dễ hư theo thời gian, do đó nếu không được bảo quản đúng cách các chứng từ cũ sẽ hư hại và khó có thể phục hồi được. 

Lợi ích khi sử dụng lưu kho chứng từ

- Khi sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ chứng từ là khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm bởi độ an toàn luôn được đảm bảo ở mức cao nhất, hệ thống kho bãi được trang bị đầy đủ tiện ích hiện đại như hệ thống camera quan sát 24/24 phòng cháy chữa cháy, phòng lũ lụt, hệ thống cân bằng nhiệt độ giúp duy trì nhiệt độ ổn định cho giấy tờ sổ sách.

- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản giúp việc xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ, ngoài ra kho lưu trữ chứng từ còn được giám sát bởi các nhân viên an ninh nghiêm ngặt.

- Hệ thống truy xuất dữ liệu của kho giúp việc quản lý chứng từ dễ dàng hơn bao giờ hết, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm được loại chứng từ mình mong muốn trong thời gian ngắn nhất cũng như sắp xếp các chứng từ bổ sung trong các file giấy tờ cũ tiện lợi mà không cần phải lục tung tìm kiếm tất cả chứng từ như trước.

Lưu ý khi sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ chứng từ

Do đặc thù là giấy tờ nên khách hàng phải cân nhắc cẩn thận trước khi sử dụng dịch vụ lưu kho này, Bởi giấy tờ dữ liệu này là hồ sơ rất quan trọng trong quá trình vận hành của mỗi doanh nghiệp, nếu giấy tờ bị hỏng hoặc mất mát sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chính bản thân khách hàng và đối tác của khách hàng. Do đó khi lựa chọn đơn vị cung cấp kho lưu trữ chứng từ cần phải đánh giá trên các tiêu chí như:

• Diện tích kho có rộng rãi và thông thoáng không.
• Đội ngũ an ninh có đảm bảo tốt không.
• Các tiện ích kho như camera, phòng cháy chữa cháy, diệt mối định kì có được trang bị đầy đủ và thực hiện xuyên suốt hay không.
• Dịch vụ đóng gói, vận chuyển có đảm bảo được sự an toàn, chuyên nghiệp không.
• Chi phí thuê kho bãi phải phù hợp với thị trường.

Kết luận

Trên đây là những thông tin và lưu ý về dịch vụ thuê kho lưu trữ chứng từ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về loại hình lưu kho này. Ngoài ra việc lựa chọn đơn vị cung cấp kho bãi cũng là điều mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý bởi không phải kho hàng nào cũng đều đạt chuẩn các yêu cầu về thiết kế và kỹ thuật.

Do đó nếu bạn lựa chọn sai nhà cung cấp dẫn đến chứng từ bị hư hỏng, mất mát thì doanh nghiệp của bạn sẽ gặp các khó khăn rất lớn đấy nhé. LTS Logistics là đơn vị chuyên cung cấp hệ thống kho bãi bao gồm Kho CFS, Kho Ngoại Quan, Kho Hóa Chất, Kho Lưu Trữ Chứng Từ, Vận Chuyển Xe Tải/Xe Container … liên hệ ngay đến Hotline: 0868 662 665 để nhận được sự tư vấn đầy đủ và chi tiết nhất.